発注者が準備する原稿・写真・ロゴ｜素材の遅れで費用と納期を膨らませない
Web制作で発注者が用意する原稿・写真・ロゴなどの素材について、準備のポイントと提出の形式、AIで原稿の下書きを作るときの注意点、素材の遅れを防ぐスケジュールの立て方を解説します。
Web制作のスケジュールが遅れる原因として、とても多いのが「発注者側の素材がそろわない」ことです。原稿がなかなか書き上がらない、使える写真がない、ロゴのデータが見つからない。こうした遅れは、公開日がずれるだけでなく、制作会社の作業が中断・やり直しになり、追加費用につながることもあります。
素材の準備は、発注者にしかできない大切な仕事です。早めに取りかかれば、制作費を抑え、仕上がりの質も上げられます。この記事では、発注者が用意する主な素材と準備のポイント、提出の形式、AIを使った原稿づくりの注意点、素材の遅れを防ぐ進め方を紹介します。
発注者が用意する主な素材
制作会社との契約内容によって異なりますが、一般的に発注者が用意を求められることが多い素材は次のとおりです。
| 素材 | 主な内容 | 準備のポイント |
|---|---|---|
| 原稿 | 会社概要、サービス紹介、代表あいさつ、採用情報、よくある質問など | ページごとにファイルを分け、見出しと本文を区別する |
| 写真 | 社屋、スタッフ、製品、作業風景など | できるだけ大きなサイズの元データを用意する |
| ロゴ | 会社ロゴ、ブランドロゴ | 拡大しても粗くならない形式のデータ（ベクターデータ）を探す |
| 会社情報 | 所在地、電話番号、営業時間、地図の位置、許認可番号など | 正式な表記を確認し、社内で統一する |
| 実績・事例 | 過去の取引実績、お客様の声 | 掲載の許可を取っているかを確認する |
| アカウント情報 | ドメイン、サーバー、SNS、アクセス解析などの管理情報 | 安全な方法で受け渡し、社内でも保管する |
素材ごとの準備のポイント
原稿
原稿は、もっとも時間がかかる素材です。白紙から書こうとすると手が止まりがちなので、まずは要点を箇条書きにし、そこから文章に整えていくと進めやすくなります。制作会社からページごとの構成案（見出しや載せる要素の一覧）をもらい、それに沿って書くと、デザインとのずれも少なくなります。文字数の目安も聞いておくと、デザインに収まらず書き直す手間を防げます。既存サイトやパンフレットの文章を流用する場合も、情報が古くなっていないかを必ず確認しましょう。
写真
写真は、サイトの印象を大きく左右します。手元の写真を使う場合は、明るさ、ピントが合っているか、写っている人の許可を得ているかを確認しましょう。スマホで撮影した写真でも、明るい場所で丁寧に撮ればWebで十分使えることがあります。プロのカメラマンに撮影を依頼する場合は、撮影日の調整や撮影場所の準備に時間がかかるため、早めに予定を組むことが大切です。撮影したいカットの一覧を事前に作っておくと、当日の撮り漏れを防げます。
ロゴ
ロゴは、名刺や看板を作ったときの印刷会社やデザイナーが元データを持っていることがあります。画像として切り抜いたものだと拡大したときに粗くなるため、元データを探してもらいましょう。見つからない場合は作り直しが必要になることもあり、その費用と期間も見込んでおく必要があります。
自社で用意するか、外部に頼むかの判断
素材の準備に社内で時間を割けない場合は、原稿作成や撮影を制作会社に依頼する方法もあります。その分の費用はかかりますが、担当者が通常業務と並行して何週間も原稿に向き合うよりも、結果的に早く質の高い素材がそろうこともあります。判断の目安としては、「自社の強みや実績を語れる人が社内にいるか」「その人が期限までに時間を確保できるか」の2点を考えるとよいでしょう。外部に頼む場合でも、取材への協力や事実確認は発注者の役割として残ります。また、ストック写真（素材サイトで購入できる写真）を使う場合は、利用規約で認められた範囲かどうかを確認し、どの素材をどこに使ったかを記録しておきましょう。
AIで原稿の下書きを作るときの注意点
原稿づくりには生成AIが大いに役立ちます。例えば次のような頼み方が使えます。
- 「以下は当社のサービスについて営業担当者が話した内容のメモです。サービス紹介ページの原稿として、見出し、概要、特徴3つ、利用の流れ、よくある質問の構成で下書きを作ってください。メモにない情報は追加せず、不足している情報は『要確認』と書いてください」
- 「以下の代表あいさつの原稿を、意味を変えずに読みやすく整えてください。変更した箇所がわかるように示してください」
注意したいのは、AIがもっともらしい内容を補ってしまうことです。実績の数字や設立年、資格などの事実は、必ず社内の資料で確認してください。また、AIの文章は一般的で個性のない表現になりがちです。自社ならではの経験や具体的なエピソードを人が書き加えることで、読む人に伝わる原稿になります。完成した原稿は、内容をよく知る社員や決裁者に確認してもらいましょう。
素材の遅れを防ぐ進め方
素材の準備を計画的に進めるために、次の手順がおすすめです。
- 制作会社に、必要な素材の一覧と提出期限、ファイル形式を出してもらう
- 素材ごとに社内の担当者を決め、期限を共有する
- 原稿は全ページを一度に仕上げようとせず、優先度の高いページから順に提出する
- 週に一度など、素材の進み具合を確認する場を設ける
- 期限に間に合わない素材は早めに制作会社へ伝え、仮の素材で進められないか相談する
素材をまとめて送るときは、ページ名とファイル名を対応させておくと、制作会社が迷わずに作業できます。例えば「03_サービス紹介_原稿」「03_サービス紹介_写真01」のように番号をそろえると、確認や差し替えのやり取りも楽になります。
提出前のチェックリスト
- 原稿の誤字脱字、表記のゆれ（「お問い合わせ」と「お問合せ」など）を確認したか
- 事実関係（数字、日付、固有名詞）を社内の資料と照らし合わせたか
- 写真に写っている人や、事例に登場するお客様の許可を取ったか
- 他社の文章や画像を無断で使っていないか
- 決裁者の確認を済ませたか
まとめ
原稿・写真・ロゴなどの素材は、発注者にしか用意できない大切な要素であり、その準備の速さと質が、制作費・納期・仕上がりを大きく左右します。AIは原稿の下書きに役立ちますが、事実確認と自社らしい表現の加筆は人の役割です。
まずは制作会社に必要な素材の一覧と期限を出してもらい、社内の担当者を決めるところから始めましょう。原稿は優先度の高いページから順に、ロゴの元データ探しはすぐに着手するのがおすすめです。